Już wkrótce Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla każdej firmy. Wciąż jednak nie wszyscy przedsiębiorcy dokładnie wiedzą, „z czym to się je” i na czym zmiana ma polegać. Sprawdźmy więc, co już teraz warto wiedzieć o KSeF, a także jakie są główne zalety wynikające z wdrożenia tego rozwiązania. Serdecznie zachęcamy do lektury, aby poznać szczegółowe informacje.
Czym jest KSeF?
KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur, czyli takiej technologii, która ma umożliwiać wystawianie, a także udostępnianie faktur on-line w formie ustandaryzowanej. Już wkrótce to rozwiązanie ma być obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw. Od 1 lipca 2024 KSeF będzie obligatoryjny jedynie dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT, natomiast korzystanie będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025. Jednak już teraz warto wiedzieć, jakie są założenia KSeF oraz w jaki sposób jego stosowanie wpłynie na przedsiębiorstwa.
Pamiętaj: od 1 stycznia 2024 korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT.
Jak dokładnie wygląda wystawianie faktur przez KSeF?
Proces wystawiania faktur za pomocą tego systemu wygląda następująco:
Krok 1. Generujemy fakturę poprzez oprogramowanie, które wybraliśmy. Następnie dzięki integracji API jest ona wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur.
Krok 2. System sprawdza, czy dokument jest zgodny z przyjętymi standardami i czy zawiera wszystkie niezbędne elementy.
Krok 3. Wystawiający dokument otrzymuje potwierdzenie odbioru, inaczej UPO.
Krok 4. Odbierający fakturę ma do niej dostęp dzięki uwierzytelnieniu w KSeF albo po podaniu konkretnych informacji powiązanych z danym dokumentem.
W jaki sposób zacząć wystawiać faktury w KSeF?
Aby móc rozpocząć wystawianie faktur tą metodą, niezbędne jest uwierzytelnienie. W przypadku osób, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą, można zrobić to w następujący sposób:
- gdy mamy profil zaufany albo podpis kwalifikowany wraz z numerem NIP, albo PESEL, możemy przejść proces uwierzytelnienia bezpośrednio w KSeF,
- jeśli nie spełniamy powyższego kryterium, to musimy złożyć formularz ZAW-FA. Należy dostarczyć go do odpowiedniego urzędu w wersji papierowej, ewentualnie on-line, jeśli sposób ten jest wygodniejszy (takie rozwiązanie jest dostępne od 2023 roku).
Proces uwierzytelniania dla spółek oraz innych podmiotów może wyglądać następująco:
- w sytuacji, gdy posiadamy elektroniczną pieczęć kwalifikowaną wraz z numerem NIP, możemy uwierzytelnić się w KSeF dzięki odpowiedniemu programowi,
- gdy nie mamy pieczęci, również musimy złożyć dokument ZAW-FA i wskazać, kto będzie odpowiedzialny za proces nadawania uprawnień innym.
Jakie mają być korzyści dla firm?
Nie ulega wątpliwości, że jedną z korzyści dla państwa wynikających z wdrożenia KSeF ma być przede wszystkim uszczelnienie systemu podatkowego. Okazuje się jednak, że wielu zalet mogą upatrywać również przedsiębiorcy. Takie atuty to m.in.:
- skrócenie czasu, w którym będzie zwracany VAT (z 60 do tylko 40 dni),
- uproszczenie procesu wystawiania oraz rozliczania faktur,
- brak obowiązku przechowywania faktur, a także wystawiania duplikatów,
- standaryzacja procesu fakturowania, która ułatwi wiele procesów dla przedsiębiorców.
Zrozumiałe jest jednak to, że aktualnie zmiana ta wydaje się wielu przedsiębiorcom uciążliwa. Jednak odpowiednio się do niej przygotowując można zminimalizować ewentualny stres z nią związany.
KSeF nie musi być dla Ciebie czarną magią. Jeśli obawiasz się tej zmiany, to skorzystaj z darmowego demo oferowanego przez Ministerstwo Finansów, dzięki któremu możesz bez żadnych konsekwencji wystawiać faktury testowe i tym samym upewnić się, że wiesz, jak proces będzie wyglądał w praktyce.
Artykuł sponsorowany
Dobrze, że jest coraz więcej takich systemów