Optymalizacja kosztów to temat, który regularnie wraca na tapet wśród właścicieli małych i średnich firm. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) możliwości optymalizacji są szerokie, ale tylko część z nich jest powszechnie znana. Doświadczeni księgowi korzystają z zaawansowanych, ale w pełni legalnych metod, które pozwalają znacząco obniżyć koszty prowadzenia działalności. W tym artykule przedstawiamy 5 takich sposobów, aktualnych na maj 2025 roku.
Każda z opisanych metod jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa i poparta praktyką działania firm doradczych oraz biur rachunkowych. Oto jak można oszczędzać, nie ryzykując sankcji podatkowych.
Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie uchwały (bez umowy o pracę)
Wielu właścicieli spółek z o.o. nie zdaje sobie sprawy, że członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie na podstawie uchwały wspólników. Taki sposób wypłaty nie wymaga zawarcia umowy o pracę czy zlecenia. Kluczowe zalety to:
- brak składek ZUS (przy braku innych tytułów do ubezpieczenia),
- koszty uzyskania przychodu po stronie spółki,
- brak konieczności stosowania kodeksu pracy,
- możliwość elastycznego kształtowania wysokości wynagrodzenia.
W praktyce oznacza to, że zarząd może być wynagradzany w korzystniejszy podatkowo sposób, bez obciążenia dla firmy. Oczywiście, wymaga to starannego prowadzenia dokumentacji – uchwały wspólników, protokołów zgromadzeń i załączenia wypłaty w księgach rachunkowych.
Przykład: W spółce X, zamiast zawierać umowę o pracę z członkiem zarządu, wspólnicy przyjęli uchwałę o przyznaniu miesięcznego wynagrodzenia 12 000 zł. Efekt? Roczne oszczędności na składkach ZUS przekroczyły 25 000 zł.
Leasing operacyjny i finansowy – elastyczne finansowanie
Leasing to nie tylko alternatywa dla zakupu, ale realne narzędzie optymalizacji podatkowej. Obecnie, w 2025 roku, nadal funkcjonuje korzystne podejście organów podatkowych do leasingu, co umożliwia:
- szybsze wrzucanie wydatków w koszty (zwłaszcza leasing operacyjny),
- uniknięcie jednorazowych, dużych wydatków inwestycyjnych,
- poprawę płynności finansowej firmy.
Rata leasingowa w leasingu operacyjnym całkowicie wchodzi w koszty uzyskania przychodu. W leasingu finansowym amortyzacja przedmiotu leasingu należy już do leasingobiorcy, co pozwala manipulować wysokością kosztów w czasie.
Przykład: Spółka Y zakupiła samochód klasy premium w leasingu operacyjnym. Zamiast jednorazowego wydatku 180 000 zł, ponosi miesięczne koszty 2 800 zł netto. Wszystko wrzucane w koszty, bez konieczności zamrażania środków.
Praca zdalna i koszty home office
Praca zdalna przestała być opcją awaryjną – stała się elementem strategii wielu firm. Kiedy członkowie zarządu, menedżerowie i pracownicy wykonują obowiązki z domu, można legalnie rozliczać:
- część kosztów czynszu i mediów (np. proporcjonalnie do powierzchni biurowej),
- zakupy sprzętu: komputery, monitory, routery, fotele ergonomiczne,
- usługi telekomunikacyjne.
Aby koszty te zostały uznane przez skarbówkę, potrzebna jest dokumentacja: umowa najmu, aneks do umowy o pracę, paragony i faktury.
Realny zysk? W przypadku kilku pracowników zdalnych firma może rocznie zaoszczędzić nawet kilkanaście tysięcy złotych, przy jednoczesnym wzroście komfortu pracy i lojalności zespołu.
Wewnętrzne szkolenia i doradztwo
Wydatki na rozwój kompetencji to nie koszt? Wręcz przeciwnie. Wydatki na szkolenia, nawet wewnętrzne, prowadzone przez własnych pracowników czy członków zarządu, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Dotyczy to:
- opracowywania regulaminów i procedur,
- warsztatów wdrożeniowych,
- doradztwa strategicznego prowadzonych przez ekspertów wewnętrznych.
Najczęstszy błąd firm? Brak dokumentacji. Każde szkolenie powinno mieć program, listę uczestników, notatki i efekty – np. wdrożone zmiany.
Współpraca z biurem rachunkowym specjalizującym się w spółkach
Zewnętrzna księgowość to nie tylko oszczędność na etatach, ale przede wszystkim dostęp do know-how. Biura specjalizujące się w księgowość dla spółek oferują:
- dedykowane strategie optymalizacji,
- bieżący monitoring zmian prawnych,
- wsparcie przy kontrolach skarbowych,
- narzędzia do automatyzacji rozliczeń.
W 2025 roku outsourcing księgowości to standard, a nie tylko opcja dla małych firm. Szczególnie że koszty takiej usługi są w pełni kosztem uzyskania przychodu.
Dzięki współpracy z profesjonalistami od księgowości dla spółek możliwe jest wykrywanie nieefektywności, wykorzystywanie ulg podatkowych oraz unikanie kar za niedopatrzenia.
Podsumowanie
Optymalizacja kosztów w spółce z o.o. wymaga znajomości aktualnych przepisów i praktyki rynkowej. Wdrożenie powyższych metod pozwala nie tylko obniżyć podatki, ale też usprawnić funkcjonowanie firmy. Kluczowe jest jednak współdziałanie z doświadczonymi doradcami i księgowymi, najlepiej specjalizującymi się w księgowości dla spółek, by uniknąć ryzyk podatkowych.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej lub skonsultować sytuację swojej firmy, skorzystaj z pomocy ekspertów od WG TAX, którzy znają niuanse prawne i podatkowe.
Zoptymalizowana firma to nie tylko niższe koszty – to większa konkurencyjność, lepsza płynność i większe możliwości rozwoju.
—
Artykuł sponsorowany